AM-support

Secretariële ondersteuning

Secretariële ondersteuning is erg belangrijk voor een bedrijf. Het zorgt ervoor dat u zich kan concentreren op uw kernactiviteiten.

Wat kan ik voor uw doen!

Agendabeheer

• Plannen en beheren van afspraken en vergaderingen.
• Bewaken van deadlines en zorgen dat belangrijke taken op tijd worden uitgevoerd.

Telefonisch en e-mailcontact

• Beantwoorden van telefoontjes en doorverbinden naar de juiste persoon of afdeling.
• Beheren van de inbox van een leidinggevende of afdeling.
• Filteren van e-mails op prioriteit en zorgen dat urgente zaken direct worden afgehandeld.

Vergaderingen organiseren

• Voorbereiden van vergaderingen door het sturen van uitnodigingen, reserveren van vergaderruimtes en zorgen voor vergaderfaciliteiten.
• Opstellen en verzenden van de agenda en benodigde documenten.
• Notuleren tijdens vergaderingen en het opstellen van de notulen.

Postverwerking

• Beheren van inkomende en uitgaande correspondentie, zowel per post als digitaal.
• Verwerken van documenten, contracten en andere belangrijke correspondentie.
• Archiveren van belangrijke documenten op een georganiseerde en toegankelijke manier.

Reizen

• Boeken van reizen en accommodaties.
• Regelen van visa, vervoer en eventuele reisdocumenten.
• Opstellen van reisschema’s en zorgdragen voor een soepele reisplanning.

Administratieve ondersteuning

• Beheren van databases, klantgegevens of andere administratieve systemen.
• Voorbereiden van rapporten, presentaties en andere documenten.
• Bijhouden van voorraden kantoorbenodigdheden en het plaatsen van bestellingen wanneer nodig.

Ondersteuning van projecten

• Helpen bij de coördinatie en planning van projecten.
• Verzorgen van de administratie en communicatie rondom specifieke projecten.
• Documenten opstellen en deadlines bewaken.

Correspondentie opstellen

• Het schrijven en versturen van zakelijke brieven, memo’s en andere correspondentie.
• Redigeren en opmaken van documenten om een professionele uitstraling te waarborgen.
• Beantwoorden van standaardvragen en het voorbereiden van antwoorden voor meer complexe vragen.